Article Site
Terug naar alle artikelen

3 tips voor digitaal archiveren

Goed archiveren wil nog niet zeggen dat je iets gemakkelijk terug kan vinden en ondertussen wordt het archief verder aangevuld. Denk maar eens aan je documenten voor je belastingaangifte. De belastingdienst kan en mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Daarom is het toch handig belangrijke documenten tenminste vijf jaar te bewaren. Leer nu efficiënt archiveren en vindt alles snel en makkelijk terug!

Tip 1: delete
Delete als in weggooien? Ja, in dit artikel praten we over efficiënt archiveren. Daar hoort weggooien absoluut bij. Twijfel je? Vraag jezelf dan eens af wat je met een papieren versie gedaan zou hebben. Gooi alles wat niet langer relevant is (en geen bewaarplicht heeft) weg. Als je dit toch nog wat eng vindt, archiveer het dan in een tijdelijke archiefmap. Na 3 maanden niet meer gebruikt? Weg ermee!

Tip 2: heldere documentnamen
Geef je documenten een logische naam en koppel daaraan bijvoorbeeld een datum of versienummer. Bestaan er meerdere versies? Bewaar dan alleen de laatste versie en verwijder alle andere versies.

Tip 3:consequent
Kies je archiveringssysteem zorgvuldig en voer dat vervolgens consequent door. Veel mensen vinden het prettig om zoveel mogelijk informatie in de naam te verwerken. Jij ook? Probeer je dan te beperken tot:
· type document (brief, verslag, lijst, kopie)
· onderwerp (kies kernwoorden)
· eventueel de initialen van de auteur
· datum ( gebruik jaar-maand-datum voor het sorteren)
· versienummer